Unngå ineffektive prosesser, dobbeltarbeid og flaskehalser

Hans Christian Fossum, NTI CADcenter

Hans Christian Fossum, NTI CADcenter

Tidligere i 2015 skrev jeg et blogginnlegg om første steg i veien mot å knytte design-data sammen med resten av virksomheten, «Design Process Review»: http://blogg.nticad.no/aktuelt/unnga-ineffektive-prosesser-dobbeltarbeid-og-flaskehalser/

Når vi i en «Design Process Review» har avdekket hvilke prosesser og arbeidsmetoder som gir best ROI ved forbedring må det legges en grundig plan for veien videre. NTI CADcenter har utviklet et effektivt verktøy for planleggingen som heter «Datamodell».

Utfordringene i oljeservice fortsetter og vi leser hver uke om aktører i bransjen som må gå til det drastiske skrittet det er å redusere i staben. Heldigvis er det fantastisk mange dyktige mennesker der ute som ser mulighetene det utfordrerne markedet gir oss. Det vi så ofte har lest er at oljeservice har vokst seg fete gjennom en lang oppgangsperiode i bransjen uten å ta seg tid til å se på kostnader, optimalisere prosesser og fjerne unødvendige arbeidsoppgaver. Dette tar bransjen nå for alvor tak i.

NTI CADcenter har verktøy som fjerner unødig dobbeltarbeid ved manuell tasting av stykkliste-informasjon inn i forretningssystemene som f.eks. salg, innkjøp, prosjektering, engineering osv. Sammen med stykklisteinformasjon kan man samtidig få med tilhørende pdf-filer, 3D-modeller, skjærefiler osv. For å få til dette kreves en god plan, «Datamodell».

Hva er Datamodell?

En datamodell er en metodikk brukt for å kartlegge, dokumentere og sikre en konsistent strategi for bedriftens informasjonsflyt.

Datamodellen dokumenterer informasjonsflyten ned til minste detalj på tvers av organisasjonen. Det er viktig å være klar over at datamodellen tar hensyn til alle prosesser i bedriften og ikke bare CAD og PDM.

En detaljert oversikt over informasjonsflyten er helt nødvendig for å sikre effektiv og riktig implementering av item-håndtering i Vault Professional, implementering av endringsordre/ECO og implementering av BOM-eksport sammen med modeller og tegninger til Visma mm. En datamodell vil også være svært nyttig dokumentasjon av løsningen ved oppgradering av systemet til nye versjoner.

En datamodell består i all hovedsak av 4 deler:

1. Data Mapping:

Data mapping identifiserer alle metadata som brukes for å utvikle og definere et produkt. Her beskrives det hvor metadata skal fylles ut, hvordan de prosesseres og hvordan de flyter mellom de ulike systemene. Alt dokumenteres i et regneark som beskriver hvor data skal skrives, hvordan de skal formateres etc. Dette gir full kontroll over informasjonsflyten gjennom organisasjonen samtidig som ansvar for innputt av metadata etableres og dokumenteres. Data mapping er helt nødvendig for å etablere en vellykket BOM til ERP-eksport.

2. Mappestruktur:

Mappestrukturen dokumenteres som en trestruktur med tanke på flere formål.

  • Organisere data slik at det blir enkelt å navigere og finne frem relevant informasjon.
  • Organisere mappestrukturen slik at data enkelt sikres ved at man kan styre rettigheter til brukere og grupper uten å begrense fleksibilitet og brukervennlighet.
  • Bygge opp en struktur som er tilpasset hvordan man jobber enten det er produktsentrert, prosjektbasert eller en kombinasjon av disse.
  • Legge grunnlag for enkel eksport til ERP

3. Sikkerhet, brukergrupper og roller:

Her kartlegges og dokumenteres sikkerhet og tilgangskontroll på mappestruktur, Vault globalt, brukergrupper, roller, brukerroller osv. Her er det viktig å ta hensyn til både fleksibilitet, brukervennlighet og ikke minst 100% sikker lagring av IP. Dette er et viktig fundament for neste punkt i datamodellen som er arbeidsflyt.

4. Arbeidsflyt:

I denne delen av datamodellen kartlegges og dokumenteres hvordan og hvor data, artikler og annen informasjon flyter igjennom organisasjonen. Her dokumenteres hvem som skal ha tilgang til informasjonen og hvordan. Alle godkjenningsrutiner og endringsordre dokumenteres med informasjon om hvem som skal kunne initiere, opprette, utføre og ikke minst godkjenne en endring. På samme måte dokumenteres også prosessene rundt utvikling og godkjenning av produkter og prosjekter.

Arbeidsflyten dokumenteres i et diagram som vist under.

Datamodell

 

Datamodellen er et levende dokument som oppdateres og endres etter hvert som bedriften utvikler seg. Det er viktig at datamodellen til enhver tid er oppdatert og gjenspeiler til gjeldende prosesser og informasjonsflyt som gjelder i organisasjonen.

Datamodellen er også en svært viktig dokumentasjon ved oppgradering av bedriftens systemer.

 

Har du spørsmål rundt temaet så ta kontakt med Hans Christian Fossum på hcf@nticad.no eller     905 00 773.